Gestionale officina e banche dati auto: la scelta giusta per l’autoriparatore

Inutile negarlo: l’informatica ha un peso sempre più determinante e anche in officina non se ne può più fare a meno. Prima ancora di sapere riparare un’auto il meccanico deve avere a disposizione le corrette informazioni tecniche, deve riuscire a individuare il giusto ricambio, deve essere in grado di fornire un preventivo dettagliato e gestire in modo efficiente tutto l’intervento. Per far questo è necessario avere accesso a banche dati auto sempre aggiornate e disporre di un software gestionale officina efficace e funzionale. Senza questi strumenti il lavoro diventa davvero complicato, con il rischio di perdere competitività rispetto alle officine autorizzate ma anche rispetto ai colleghi indipendenti già “informatizzati”. Ma come scegliere il gestionale officina giusto per le proprie esigenze? La premessa è che non esiste una soluzione migliore per tutti, ma che, caso per caso, occorre valutare di cosa si ha realmente bisogno.

La scelta del software gestionale per autofficina

Con questo speciale abbiamo cercato di fornire una “mappa” dei principali software gestionali per officine con l’obiettivo di aiutare l’autoriparatore a scegliere le soluzioni più adatte. I software sono sostanzialmente divisi in tre categorie: gestionale officina, banche dati auto con dati tecnici/riparazioni e banche dati ricambi (cataloghi). Il gestionale officina incorpora generalmente tutta una serie di funzioni che consentono di gestire al meglio la vettura in riparazione, sia dal punto di vista della gestione contabile (fatturazione, contabilità, storico) sia a livello operativo (accettazione, planning interventi, recall e altre funzioni desk). Quasi tutte le officine sono dotate di un software di gestione contabile – necessario per emettere correttamente una fattura – ma sono ancora in molti a non aver un software che consenta di gestire a 360 gradi tutte le attività e i processi di lavorazione. Spesso quindi la gestione contabile rimane “slegata” dall’organizzazione del lavoro, rendendo più farraginosa e dispersiva l’intera attività. Nei nuovi gestionali per officine la gestione contabile e operativa corrono invece su binari paralleli, consentendo un notevole risparmio di tempo e rendendo più efficiente l’intero processo riparativo.

Software gestionale officina: le principali funzioni

I principali software gestionali officina mettono generalmente a disposizione un pannello di pianificazione degli interventi, che consente all’operatore di avere un’ immediata visione complessiva di tutti i veicoli in entrata e di tutte le attività schedulate. Tra le funzioni base figura solitamente un modulo di accettazione della commessa, con l’indicazione del veicolo e degli interventi segnalati. A questa funzione può essere collegato un preventivatore che, attingendo dalle banche dati ricambi (con listini aggiornati) e dai tempari, consente di generare un preventivo attendibile da consegnare al cliente. Altre funzioni permettono di gestire la procedura di carico e scarico di magazzino e di emettere gli ordini al fornitore. La preventivazione e la gestione degli ordini sono connesse alle principali banche dati auto: il gestionale officina dell’ autoriparatore deve dunque essere collegato ad una banca dati (venduta spesso come modulo aggiuntivo al gestionale). Un valido software gestionale officina consente inoltre di gestire in automatico gli interventi periodici e programmati, come le revisioni auto, i bollini blu e la manutenzione di ogni veicolo registrato. A questa funzione è inoltre associata la possibilità di inviare lettere, mail o sms ai clienti per ricordare loro scadenze quali revisioni, bollino blu, manutenzioni periodiche (ma anche promozioni, news, ecc) e invitarli a a recarsi in officina o prenotare il proprio intervento. Altro vantaggio offerto da un buon gestionale autofficina è quello di conservare uno “storico” di tutti gli interventi, con la possibilità di visualizzare il dettaglio degli interventi effettuati su ogni singolo veicolo.

Banche dati auto: fondamentale avere informazione tecniche sempre aggiornate

Per l’autoriparatore è inoltre sempre più importante poter accedere alle informazioni tecniche fornite dai costruttori, raccolte in banche dati costantemente aggiornate. Un gestionale officina unito ad una banca dati auto aggiornata che consenta di interfacciarsi a questa enorme fonte di informazioni non dovrebbe quindi mancare all’interno di una moderna officina. Le software house ricevono direttamente dai costruttori le informazioni tecniche e gli aggiornamenti, fornendo in tal modo una banca dati completa ed aggiornata che, in alcuni casi, comprende anche difettologia (elenco dei difetti riscontrati nella vettura selezionata) e codici errore. I dati sono generalmente corredati di illustrazioni, specifiche tecniche e schemi per la posizione di ogni componente. Gli autoriparatori possono quindi accedere con un clic del mouse ad informazioni tecniche come schemi giro cinghie dentate, allineamento pignone, regolazione tenditore e coppie di serraggio, procedure di azzeramento spie, manutenzioni programmate, programmazione chiavi, codici guasti, casistica guasti, schemi elettrici, procedure di scollegamento batteria e molto altro ancora. Tali software, oltre ad offrire preziosi contenuti, hanno inoltre il vantaggio di facilitare la consultazione, uniformando la grafica e le procedure di ricerca senza quindi costringere l’operatore a conoscere i formati degli schemi e delle informazioni tecniche di ogni costruttore. Di fondamentale importanza per l’autoriparatore è anche l’ individuazione del ricambio “giusto” e la possibilità di confrontare l’offerta e le alternative disponibili. I principali cataloghi ricambi, costantemente aggiornati, consentono numerosi opzioni di ricerca: la selezione del costruttore veicolo – gamma modelli; l’assale; il tipico albero di ricerca ordinato secondo gruppi d’assemblaggio; la ricerca diretta dell’articolo, il n° articolo, il n° OE, il trade number, il n° di confronto, il codice motore. Particolarmente utile al meccanico è inoltre la ricerca tramite VIN (Vehicle Identification Number, numero di telaio) e la ricerca per targa.

Gestionali officina: un’offerta sempre più completa e modulare

L’offerta delle varie software house è molto articolata e l’approccio con cui tali aziende si propongono sul mercato va verso una modularità sempre più spinta. L’obiettivo è di fornire al meccanico ciò di cui ha realmente bisogno: la versione base dei vari software gestionali officina può quindi essere implementata (attraverso l’acquisto dei singoli moduli) con le funzionalità che più interessano. In certi casi è inoltre possibile acquistare online solamente il “pacchetto” di dati di cui si ha bisogno (riferiti al veicolo in riparazione), senza acquistare abbonamenti annuali o licenze. In tal caso il meccanico, collegandosi ad internet, può immediatamente consultare e stampare le informazioni che gli servono pagando solamente il singolo accesso. Va dunque valutato caso per caso se è più conveniente acquistare la licenza per il software ed effettuare il rinnovo annuale (con possibilità di accedere in maniera illimitata alle informazioni) o se è preferibile pagare il singolo accesso. Ciò che comunque non dovrebbe mancare è un valido gestionale per officina meccanica ed elettrauto che consenta di operare in maniera professionale e di organizzare al meglio il lavoro.

Di seguito una “carrellata” dei principali software gestionali per autofficina disponibile sul mercato e delle varie funzionalità messe a disposizione dell’ autoriparatore.

Autodata: Online 3

Forte di un’esperienza di 40 anni, l’azienda inglese Autodata conta sui rapporti diretti con più di 80 case costruttrici, dalle quali riceve direttamente le informazioni tecniche e gli aggiornamenti. In questo modo Autodata è in grado di fornire una banca dati completa ed aggiornata (circa 80 nuovi modelli aggiunti ogni mese), grazie al lavoro di un team di oltre 190 persone, delle quali 90 sono ex tecnici. L’obiettivo di Autodata è fornire i propri contenuti in maniera chiara, completi di illustrazioni e schemi per la posizione di ogni elemento. All’interno di ONLINE 3, la versione più completa, si possono trovare informazioni tecniche su cinghie, catene di distribuzione e ingranaggi, manutenzione programmata, azzeramento spie, riprogrammazione della chiave, casistica guasti, allineamento ruote, localizzazione dei componenti elettrici, gestione motore, aria condizionata, abs e airbag. Il tutto corredato di illustrazioni di servizio e di tempario e preventivatore. Nelle licenze Autodata sono compresi aggiornamenti regolari, con i quali vengono aggiunti nuovi modelli e registrate tutte le modifiche imposte dai costruttori. Tra le novità contenute negli ultimi aggiornamenti si trovano: Connettori aria condizionata, Freno di stazionamento elettrico, Sostituzione dischi frizione, Disconnessione batteria e procedure di ripristino (incluso veicoli Ibridi), Sistema di controllo pressione pneumatici (TPMS), Post trattamento gas di scarico e Cinghie Ausiliare

Bosch: ESI[tronic]

Oltre 70.000 officine in più di 100 Paesi utilizzano il pacchetto software ESI[tronic] Bosch per la diagnosi delle centraline, per una ricerca guasti efficiente e per lavori di manutenzione e riparazione. Il programma mette a disposizione delle officine dati e sistemi elettronici per oltre 230.000 modelli di veicoli di circa 150 produttori. Con la nuova versione ESI[tronic] 2.0, Bosch ha ulteriormente semplificato il sistema di controllo, avendo incentrato lo sviluppo del nuovo software sulle funzioni e sui dati utilizzati più frequentemente nelle officine. Dopo aver identificato velocemente il veicolo, il software visualizza tutte le principali informazioni per la diagnosi, la ricerca guasti e la riparazione. Collegamenti diretti permettono di scorrere velocemente fra informazioni di tipo diverso e, grazie a una nuova interfaccia utente, di raggiungere con pochi click del mouse l’informazione desiderata. Se su ESI[tronic] i dati venivano aggiornati trimestralmente, ESI[tronic] 2.0 dispone di dati aggiornati online due volte al mese. Entro la fine del 2013, tutti gli abbonati [ESI]tronic del mondo potranno utilizzare la nuova versione ESI[tronic] 2.0 e i nuovi clienti ricevono già oggi in esclusiva questa nuova versione.

DAT: SilverDAT

DAT è una azienda di riferimento in Europa nel settore automobilistico i cui soci sono, tra gli altri, i costruttori e gli importatori di autoveicoli e le federazioni di autoriparatori e concessionarie. L’azienda è specializzata nello sviluppo e commercializzazione di banche dati e sistemi informatici mirati al calcolo dei costi di riparazione e valutazione dei veicoli.

Il software che permette di calcolare i costi di riparazione e di effettuare valutazioni e stato d’uso di veicoli è SilverDAT. La banca dati e’ tra le più complete in Europa è permette di identificare i veicoli tramite VIN (numero di telaio). Banche dati e grafiche sono di proprietà DAT e sono autorizzate dai costruttori automobilistici tramite contratti diretti con DAT. Per la carrozzeria è disponibile la banca dati “ex-ANIA” integrata in quella dei costruttori rigorosamente implementata e licenziata secondo le specifiche “ex-ANIA”. Il sistema contiene tutti i veicoli del parco circolante identificabili tramite: tipo di veicolo (Auto, veicolo commerciale, veicolo industriale, moto); marca costruttore; modello; versione; periodo costruttivo; variabili di allestimento. Oppure il veicolo può essere identificato univocamente e velocemente tramite interrogazione VIN. Identificato il veicolo e’ possibile: accedere al rilievo grafico delle parti da riparare direttamente sugli spaccati del veicolo; identificare codice e prezzo dei ricambi sia graficamente che tramite ricerca; identificate tutte le operazioni con i loro codici e tempi; calcolare il costo della riparazione sia per la meccanica che per la carrozzeria oppure per le parti elettriche con la logica dei costruttori di auto (e per la carrozzeria anche logica ex-ANIA integrata col costruttore); ottenere tutti i tagliandi con i chilometraggi previsti dai costruttori con lista delle operazioni da effettuare e costi; calcolare lo stato d’uso del veicolo e la valutazione dell’usato (importante per valutare se la riparazione e’ conveniente rispetto al valore del veicolo). Le valutazioni dell’usato sono di DAT e sono anche pubblicate sulle più importanti riviste. Il SilverDat è disponibile anche online tramite collegamento internet.

Groupauto: ProMEK

ProMEK è il software gestionale per gli autoriparatori con oltre 15 anni di esperienza a diretto contatto con gli autoriparatori. Oggi conta oltre 4000 licenze su tutto il territorio italiano. ProMEK dispone di complete ed aggiornate banche dati (aggiornamento settimanale) su ricambi originali e alternativi, listini prezzi e relative comparazioni d’uso. Per ogni veicolo, in modo semplice e veloce si hanno, oltre che ai ricambi specifici, informazioni su tempi di sostituzione delle parti o delle lavorazioni (tagliandi), sul programma di manutenzione con le relative specifiche tecniche e l’Albo Richiami delle Case auto. ProMEK gestisce completamente il processo di lavorazione dell’officina: accettazione, preventivo, lavorazione, fatturazione e certificato di conformità. Il tutto è integrato con eventuali foto, documenti, anagrafiche clienti, veicoli, ricambi, manutenzione etc. Tale integrazione e funzionalità semplifica la gestione riducendo il tempo impiegato ed i possibili errori: con Promek un preventivo viene preparato in meno di 1 minuto. Particolare attenzione è riservata anche al post vendita. Le segnalazioni (scadenza pagamenti, gestione crediti, scadenza revisioni, bollino blu, info promozioni ecc) possono essere prontamente stampate ed inviate in modo tradizionale o attraverso e-mail o SMS.

L’attività contabile è infine gestita dal separato MODULO CONTABILITÀ G1-PROMEK che, integrato con le funzionalità del g1 zucchetti, permette la contabilizzazione automatica delle principali informazioni inserite. Un ulteriore vantaggio di Promek è l’assistenza offerta dal Centro Assistenza: un numero verde, con 4 linee dedicate, svolge servizio di teleassistenza, mentre formatori e tecnici sono presenti su tutto il territorio nazionale. Tutti i dati presenti in ProMEK come ricambi, listini, manutenzione, tempari e documenti gestiti ( es. accettazione, certificato conformità) provengono da fonti ufficiali certificate e rispondono integralmente alle normative di settore (461, codice consumo, ecc).

Proger: Calibro

Calibro è un’applicazione gestionale progettata per supportare l’organizzazione delle officine indipendenti. Il pannello di pianificazione degli interventi (Planner) consente di avere una immediata visione complessiva di tutti i veicoli in entrata e di tutte le attività schedulate. Il programma gestisce in automatico gli interventi periodici e programmati, come le revisioni auto, i bollini blu e la manutenzione di ogni veicolo registrato, consentendo inoltre di interagire direttamente con i propri clienti sia in officina che telefonicamente per la registrazione delle prenotazioni o per fornire informazioni sull’avanzamento delle lavorazioni in corso. È dotato di modulo di accettazione della commessa, attraverso il quale nasce la commessa di lavorazione, con l’indicazione del veicolo e degli interventi segnalati. L’accettazione si conclude con l’emissione del modulo da far firmare al cliente e con l’apertura della commessa. La commessa viene popolata con i dati della manodopera e dei ricambi a fronte delle segnalazioni presenti sul modulo di accettazione. I ricambi e la manodopera vengono prelevati dalle banche dati ClipParts.

Calibro gestisce la procedura di carico e scarico di magazzino ed emette gli ordini al fornitore per il periodico approvvigionamento, mentre lo storico veicoli permette di visualizzare e stampare il dettaglio degli interventi effettuati su ogni singolo veicolo.

Calibro si serve delle banche dati di ClipParts per formulare preventivi e documenti fiscali; popolare l’anagrafica di magazzino; archiviare l’anagrafica delle vetture in entrata; individuare i tempi di manodopera e i ricambi occorrenti ad ogni lavorazione o previsti nei piani di manutenzione dei veicoli. Sono infine disponibili alcuni moduli aggiuntivi come Contabilità generale e sezionale, Ordini clienti e fornitori, Spedizione e fatturazione, Magazzino esteso e Statistiche.

Sofinn: Inforepair

Inforepair è la nuova ed innovativa Banca Dati per gli Autoriparatori italiani. Grazie ad Inforepair ogni officina ha a disposizione, in un unico servizio, tutti i dati delle vetture circolanti, i loro piani di manutenzione, i listini ricambi dell’Original e dell’Aftermarket con relativi cross, le tempistiche previste dalla casa costruttrice e le informazioni necessarie ad intervenire sugli autoveicoli senza che decada la garanzia della casa madre. Inforepair è uno strumento indispensabile per l’autoriparatore perché grazie a questo servizio è possibile certificare le attività indirizzate a quelle aziende che, nell’autofficina, ricercano un partner e non solo un fornitore di servizi. Inforepair si basa sulle banche dati più affidabili e riconosciute come, ad esempio, TEC DOC ed Eurotax. Partendo da queste Sofinn Italia affina ulteriormente le informazioni offerte attraverso le ricerche dei suoi analisti ed esperti.

In un’unica soluzione l’Autoriparatore ha dunque a disposizione: tempari delle case produttrici, schede tecniche, 20 milioni di Listini ricambi Original ed Aftermarket, oltre 10 milioni di Cross References, piani di manutenzione, applicazioni, immagini e dati tecnici dei ricambi.

Inforicambi

Inforicambi.it è il portale del settore ricambi automotive. Ogni giorno produttori, distributori, dettaglianti ed autoriparatori italiani si danno appuntamento sulle sue pagine per usufruire di news del settore e servizi specialistici, fra cui l’accesso al servizio Inforicambi, la banca dati ricambi italiani più completa ed utilizzata dal settore automotive. Sono numerosissime le aziende italiane e straniere che, grazie al portale Inforicambi.it, hanno scelto un canale di comunicazione privilegiato con il mercato italiano dei ricambi automotive. Grazie ad Inforicambi.it produttori, distributori, ricambisti ed autoriparatori hanno la possibilità di sfruttare al massimo importanti opportunità come: la presentazione del proprio marchio; l’evidenziazione della propria rete distributiva; la geolocalizzazione della propria attività; l’implementazione di campagne promozionali. In particolare per il mondo delle officine, Inforicambi mette a disposizione un servizio di presentazione della propria attività per rendere finalmente raggiungibili e ben valutabili i servizi del centro meccanico. Si tratta di un servizio indirizzato sia alle officine indipendenti che a quelle raggruppate sotto un insegna ufficiale.

TecDoc

Da oltre 18 anni TecDoc offre a tutti gli operatori dell’Indipendent Aftermarket un sistema informatico elettronico per l’identificazione dei componenti per autoveicoli e veicoli commerciali. TecDoc, la banca dati mondiale dei componenti, dispone attualmente di oltre 49.000 autoveicoli, 3,4 milioni di informazioni-articolo applicate e di 2 milioni di foto di oltre 440 marche. Da giugno 2012 i dati vengono aggiornati su base mensile. Tutte le informazioni sono disponibili in 27 lingue, oltre all’Italiano. Da questo insieme di dati viene creato il TecDoc Catalogue, il principale catalogo elettronico mondiale dei componenti, che viene commercializzato in oltre 124 paesi. Inoltre, da questa stessa fonte, TecDoc fornisce trimestralmente a quasi tutti i principali cataloghi commerciali europei i dati di catalogo della componentistica. TecDoc Catalogue – disponibile in versione WEB o DVD – permette di ricercare l’esatto particolare attraverso: la selezione del costruttore veicolo – gamma modelli; l’assale; il tipico albero di ricerca ordinato secondo gruppi d’assemblaggio; la ricerca diretta dell’articolo, il n° articolo, il n° OE, il trade number, il n° di confronto, il codice motore. In aggiunta alle informazioni sui particolari, vengono messi a disposizione tutti dati necessari al calcolo ed all’esecuzione dei lavori di riparazione, messa a punto, manutenzione per autovetture e veicoli commerciali/industriali.

Vivid: WorkshopData

Vivid WorkshopData ATI™ combina i dati essenziali sulla manutenzione e riparazione con disegni tecnici dettagliati, un modulo elettronico specifico e una diagnostica intelligente, mettendo a disposizione tutti i dati tecnici di cui l’autoriparatore ha bisogno. I dati sono suddivisi in sette macro-categorie: manutenzione, motore, trasmissione, sterzo&sospensioni, freni, esterno/interno, elettronica. Per ogni categoria sono disponibili i seguenti set di dati: dati di regolazione, disegni tecnici, fusibili e relè, manuali e procedure, tempi di riparazione, schemi elettrici e diagnosi.

Per massimizzare l’utilità dei dati sono stati inoltre sviluppati numerosi moduli integrativi. Il modulo Workshop Organiser combina i dati di riparazione e manutenzione con i tempi di manodopera, oltre che ad una lista di parti di ricambio con i relativi prezzi. Il modulo SmartCART permette di esportare un elenco di parti generiche in qualsiasi applicazione online che supporta servizi web. Il modulo di diagnosi Vesa, utilizzando i dati reperiti dal sistema bus CAN, aiuta gli utenti nel diagnosticare codici difetto ed errori di componenti. Il modulo tempi di riparazione contiene descrizioni dettagliate riguardanti tutti i lavori di manutenzione e riparazione, inclusi i tempi di manodopera standard (oltre 50 milioni). Il modulo degli schemi elettrici di comfort include schemi su diversi sistemi elettronici, tra i quali controllo climatizzazione, radio, bloccaggi porte, vetri elettrici, antifurto, ABS e controllo quadro strumenti, ecc. Vivid SmartFIX contiene sia Bollettini di servizio tecnici (TSB) sia dati di richiamo, tenendo gli utenti informati in merito ai lavori di ispezione e manutenzione raccomandati dal costruttore.
Pacchetti licenze. Versione Base: dati identificazione, manutenzione, ripristino servizio, dati regolazione, dati ambientali, lubrificanti e fluidi, smontaggio motore/cinghia di distribuzione. Versione Tecnico: tutte le precedenti funzioni + fusibili e relè, disegni tecnici. Versione Professional: tutte le precedenti funzioni + gestione motore, schemi elettrici sistemi A/C.
La versione Business Pack comprende anche i moduli opzionali schemi elettrici (elettronica di comfort), tempi di
riparazione, Vivid Workshop Organiser, Vivid Smart Fix.
Vivid propone anche AITEC Plus una soluzione online che offre la possibilità all’autoriparatore di decidere
quando e cosa acquistare a partire dai guasti fino ai dati tecnici della vettura interessata, senza dover sottoscrivere abbonamenti annuali ma soltanto nel momento del bisogno.