Fatturazione: Autodoc ottimizza la verifica delle fatture con TecAlliance

TecAlliance, specialista di dati nel campo dell’aftermarket digitale, offre al settore la piattaforma B2B Order Manager: uno strumento multifunzione che supporta l’intero processo dall’ordine alla fattura. Autodoc, uno dei rivenditori di ricambi online in Europa, controlla automaticamente le fatture in arrivo con il modulo e-Invoicing di Order Manager. Il processo di controllo automatico individua eventuali discrepanze tra fattura e merce consegnata. Così facendo, Autodoc si accerta che vengano pagati solo i ricambi effettivamente consegnati. Questo permette un risparmio in termini di tempo e costi.

Autodoc offre un’ampia gamma di prodotti: componenti del sistema frenante, parti della carrozzeria, ammortizzatori, molle, parti dello scarico, accessori interni, parti della frizione, componenti del sistema di sterzo e aria condizionata, riscaldatori, kit di riparazione e olio motore. Negli ultimi anni, il rivenditore online ha sperimentato una crescita superiore alla media. Di conseguenza, le richieste logistiche presentate e i processi aziendali sono diventati decisamente più complessi. Per soddisfare la domanda in tutta Europa, Autodoc non solo ha affittato ulteriore spazio di stoccaggio, ma ha anche avviato dei progetti per ottimizzare i processi. Uno di questi include l’automazione del ricezione degli articoli, in cui le soluzioni e gli standard TecAlliance giocano un ruolo principale.

La soluzione per il settore offre dei vantaggi a mittenti e destinatari delle fatture

“Con le nostre ben 600.000 pagine di fatture di fornitori all’anno, un controllo manuale non è più praticabile”, riporta Thomas Hirte, team leader e product owner presso Autodoc, che gestisce il progetto. “Riuscivamo solo ad eseguire dei controlli random, accettando così di rinunciare ad un ampio potenziale di risparmio. Lo sforzo richiesto per le successive modifiche all’elaborazione e alla fatturazione era troppo elevato. Per noi l’automazione della verifica della fattura (con un confronto tra ordine e bolla di consegna) aveva una priorità elevata”.

Il modulo e-Invoicing è uno dei moduli chiave di Order Manager, la piattaforma B2B leader per l’elaborazione degli ordini in Europa, utilizzato da 280 componentisti e da oltre 35.000 grossisti in tutto il mondo. Questo consente agli utenti di creare e ricevere fatture elettroniche in modo semplice e rapido, secondo uno standard comune e a norma di legge.

“Order Manager ci permette di raggiungere molti fornitori con un’unica interfaccia. Ogni fornitore connesso alla piattaforma e che utilizza il modulo e-Invoicing rende il nostro lavoro più agevole”, spiega Hirte. “Ma è anche più semplice ed economico per i componentisti utilizzare uno standard già consolidato nel settore che sviluppare sistemi propri per generare e inviare fatture elettroniche”.

Tutte le informazione in un clic

Autodoc riceve una bolla di consegna elettronica mediante Order Manager anche prima l’arrivo degli articoli. Quando gli articoli arrivano, la bolla di consegna o la lista di imballaggio viene scansionata e confrontata con la notifica di spedizione elettronica e con la fattura elettronica.  Così l’operatore nel magazzino ha a disposizione immediatamente tutte le informazioni importanti sullo schermo: si possono visualizzare gli articoli confezionati sul pallet e i relativi ordini. Le informazioni sugli articoli costituiscono la base per il confronto con la fattura. In presenza di divergenze tra fornitura e fattura, viene richiesta una nota di credito o una nuova fattura.

Processi più rapidi e semplici grazie alla standardizzazione

Il modulo e-Invoicing è certificato in conformità allo standard internazionale ISAE 3402 e consente l’elaborazione della fattura conformemente alle norme fiscali e senza supporto cartaceo. Per l’elaborazione elettronica, la fattura viene inviata mediante Order Manager come messaggio strutturato nel formato dati TXML 2.5. Questo riduce i tempi di controllo e di elaborazione. Inoltre, la fattura è fornita come PDF firmato impiegabile per la compilazione e l’archiviazione a norma di legge.

“Siamo da tempo clienti di TecAlliance, perché siamo convinti dei vantaggi portati dall’adozione di soluzioni uniformi e standard per i dati nell’intero settore. e-Invoicing ci fornisce dati di alta qualità, che ci aiutano ad ottimizzare i nostri processi di auditing”, afferma Hirte.

L’elaborazione automatica consente un risparmio di tempo e di costi

Circa il 70% dei fornitori di Autodoc è connesso alla piattaforma Order Manager. Con lo standard TXML, e-Invoicing offre numerosi vantaggi e facilita la connessione di Autodoc a nuovi fornitori. “Per le fatture che riceviamo in formato TXML, il dispendio di elaborazione è minimo. Le fatture con 1.000 articoli non richiedono molto impegno. Ogni fornitore aggiuntivo può essere inoltre integrato nel sistema senza sforzi”, spiega Hirte. “Usiamo e-Invoicing già da un anno e possiamo dirci molto soddisfatti. Raccomandiamo anche ai nostri fornitori di servirsi di questa soluzione per beneficiare dei vantaggi della fatturazione automatica”.